Дано: небольшая логистическая компания на грани управленческого коллапса. Четыре человека в штате, включая владельцев, разрываются между продажами, логистикой, финансами и сопровождением клиентов. Процессы не структурированы, что вызывало хаос в работе. Любая ошибка оборачивалась простоями на границе и убытками.
Принятие проблемы: Владельцы поняли, что при дальнейшем росте без систематизации бизнес просто развалится.
«Мы буквально задыхались в этой рутине. Не было понимания, как разделить задачи, как взять людей, чему их учить. Всё держалось на нас, и это было неуправляемо»
Попытки самостоятельно внедрить CRM-систему и наладить процессы провалились. Использование Hama CRM не оправдало ожиданий: система была сложной, не подходила под специфику бизнеса, а сотрудники не понимали, как с ней работать. Бизнес быстро рос, но из-за отсутствия четких процессов и системы контроля владельцы не могли управлять этим ростом.
«Представьте, вы за рулём машины, которая разгоняется. Спидометра нет. Карты нет. А как управлять вчетвером, если руль один?»
Этот хаос мешал не только развитию, но и ежедневной работе. Владельцы компании чувствовали, что ситуация выходит из-под контроля, но не понимали, какие шаги предпринять, чтобы наладить управление. Любые попытки внедрить процессы самостоятельно не давали результатов, а страх перед тем, что делегирование приведет к еще большему хаосу, тормозил изменения. Было понятно: нужна жёсткая систематизация.
Что нужно было изменить
Понимая, что самостоятельно выстроить системный бизнес не удастся, владельцы обратились ко мне за помощью.
Еще больше материалов о системном бизнесе, маркетинге, продажах и управлении командой в моем Telegram-канале.Присоединяйтесь!
Основные задачи были следующими:
Разделение обязанностей и создание отделов. Нужно было выстроить четкую структуру компании, чтобы каждый сотрудник занимался своими задачами, а не пытался делать всё сразу, а также создать систему отчетности и контроля.
Автоматизация процессов. Старые инструменты не справлялись с задачами. Требовалось внедрение новой CRM, настройка сквозных бизнес-процессов и оптимизация документооборота.
Выстроенная система найма и адаптации сотрудников. Владельцы не имели опыта собеседований, не знали, как писать вакансии и на что обращать внимание при отборе кандидатов. Требовалась разработка системы подбора, обучения и мотивации.
Выход владельцев из операционного управления. Они не могли заниматься стратегией, так как были погружены в рутину. Здесь стояла задача создания управленческой структуры и делегирование ключевых функций.
Адаптация к изменениям рынка. Компания в основном занималась ЖД-перевозками из Китая, но в 2022 году рынок резко изменился, и пришлось осваивать авиа- и автомобильные перевозки. Нужно было быстро оптимизировать процессы под новые условия.
Формирование финансовой подушки. Бизнес должен был иметь запас средств, чтобы пережить возможные кризисы без резких решений.
Как шло внедрение изменений
1. Чёткая структура и распределение ролей
Первым шагом перед нами стало создание четкой структуры: создание отдельных отделов и четкое распределение зон ответственности. Были выделены три ключевых направления: логистика, продажи и сопровождение клиентов. Для каждого направления были разработаны системы отчетности и контроля KPI.
«Владельцы компании не понимали, как правильно распределить обязанности. Боялись, что если дадут кому-то задачу, всё пойдет не так. Но все уже понимали, без этого расти было невозможно»
Мы начали с того, что прописали ключевые зоны ответственности и сделали детальную ментальную карту всех процессов, это помогло увидеть картину системно.
Стало понятно, какие задачи можно делегировать, а какие пока оставить под контролем.
Первые шаги были сложными: сотрудники путались, иногда не понимали, что от них требуется, а владельцы рефлекторно вмешивались в их работу. Но постепенно, благодаря нашим четким инструкциям, обучению и контролю, система начала работать. Разделение функций позволило снять хаос и сделать работу предсказуемой.
2. Внедрение Bitrix24 вместо Hama CRM
Следующим этапом стало внедрение Bitrix24 вместо неэффективной Hama CRM. По итогу работы автоматизация процессов помогла сократить ручной труд, устранить ошибки в документообороте и ускорить обработку заявок. Однако внедрение новой системы потребовало значительных усилий.
«Поначалу было жуткое сопротивление от сотрудников. Они не хотели работать в новой CRM. Нам пришлось несколько раз менять логику бизнес-процессов, чтобы система стала удобной»
Мы не просто установили новую систему – пришлось менять мышление сотрудников. На первых этапах сотрудники сопротивлялись изменениям, путались в задачах и забывали заполнять карточки клиентов. Для этого мы проводили тренинги, разбирали кейсы, создавали пошаговые инструкции, регламенты и постепенно переводили все процессы в CRM. Благодаря последовательному внедрению и автоматизации рутины, CRM стала ключевым инструментом работы всей команды.
3. Выстраивание системы найма и адаптации
Одной из главных задачей стал найм новых сотрудников. Владельцы не имели опыта собеседований, не знали, как писать вакансии, как правильно подбирать персонал и на что обращать внимание при отборе кандидатов. Был разработан структурированный подход к найму: сформулированы требования к кандидатам, составлены вопросы для собеседований и введена пошаговая система адаптации новых сотрудников. Благодаря этому компания начала нанимать людей, и за три года штат вырос с 4 до 15 человек.
4. Выход владельцев из операционки
Кроме того, владельцам предстояло выйти из операционного управления, чтобы сосредоточиться на стратегии развития. Для этого была внедрена система делегирования, которая позволила разгрузить руководство и передать часть функций сотрудникам. В результате владельцы получили возможность заниматься развитием бизнеса, не погружаясь в ежедневную рутину.
5. Адаптация к рынку и новые направления
Когда в 2022 году резко вырос спрос на авиаперевозки, компании пришлось адаптироваться с основного направления ЖД-перевозки из Китая на новое. Это потребовало не только изменения логистических схем, но и обновления бизнес-процессов.
Мы провели анализ слабых мест и выявили, что основной проблемой стало отсутствие четких регламентов для новых направлений работы. Тогда мы прописали инструкции, оптимизировали взаимодействие между отделами и внедрили стандарты работы с поставщиками.
Это сократило время обработки заказов и минимизировало задержки. В 2023 году компания начала активно развивать автомобильные перевозки, а в 2024 году запустила собственную еженедельную сборную перевозку из Китая.
6. Автоматизация документооборота
Еще одной важной задачей стало устранение проблем с документооборотом. На начальном этапе компания сталкивалась с частыми задержками грузов из-за ошибок в спецификациях, что приводило к простоям машин на границе. Иногда задержки доходили до трех дней. Внедрение строгих регламентов и автоматизированной проверки документов позволило значительно сократить задержки и минимизировать человеческий фактор.
«Раньше каждая ошибка в бумагах превращалась в кошмар. Владельцы не могли понять, кто отвечает за документ, кто его должен проверить. Теперь этот процесс прозрачный, и ошибок стало в разы меньше»
Результаты: что изменилось спустя три года
К 2024 году компания значительно выросла. Теперь в штате 15 сотрудников, а выручка увеличилась с 150 до 500 млн рублей в год.
«Раньше мы боялись брать новых людей, потому что не понимали, как их загружать и контролировать. Теперь у нас есть четкие инструкции, автоматизация, и мы не боимся расти»
Процессы стали прозрачными, а владельцы смогли выйти из операционной деятельности. В компании появились четкие регламенты, система контроля и автоматизация, что позволило сократить количество ошибок и ускорить обработку заказов.
Вместо хаоса теперь есть четкие регламенты, система контроля и автоматизация. Ошибки в документообороте сведены к минимуму, что позволило сократить простои машин на границе.
Компания также смогла создать финансовую подушку на шесть месяцев, что дало уверенность в завтрашнем дне и возможность спокойно масштабироваться. Владельцы больше не боялись нанимать новых сотрудников, так как были выстроены четкие процессы управления.
Выводы: чему научил этот кейс
Систематизация = рост. Пока бизнес держится только на владельцах, он не может масштабироваться.
Автоматизация избавляет от ошибок. Без CRM и четких регламентов невозможно контролировать бизнес-процессы
Делегирование – не роскошь, а необходимость. Владельцы не должны делать всё сами, иначе они тормозят развитие.
Гибкость помогает адаптироваться. Рынок меняется, и бизнес должен быть готов перестраиваться.
Финансовая безопасность дает уверенность. Подушка на 6 месяцев помогла компании масштабироваться без рисков.
Этот кейс показывает, что даже небольшой бизнес может вырасти в несколько раз, если внедрить системный подход, автоматизировать процессы и преодолеть страхи перед делегированием.
Если вы узнали себя в этом кейсе — чувствуете, что бизнес растёт, но всё держится на вас, процессы не отлажены, а команда перегружена, — значит, пора действовать.
В таких ситуациях важно не просто «потушить пожар», а выстроить системный подход, который позволит бизнесу расти без постоянного вашего участия.
Именно для этого мы создали программу «Телепорт» — пошаговую систему по масштабированию бизнеса и созданию устойчивых процессов.
Что вы получите на демо-доступе:
Доступ к 1000+ урокам по систематизации бизнеса, найму, управлению командой, маркетингу и продажам.
Пошаговые инструкции, шаблоны и чек-листы для внедрения сразу после изучения.
Мастер-классы и практикумы с разбором реальных кейсов.
Поддержку персонального куратора и работу в мини-группах.
Нетворкинг с предпринимателями, которые уже прошли путь систематизации.
Для кого это:
Для предпринимателей, у которых бизнес держится на личном участии.
Для тех, кто хочет выстроить процессы, делегировать задачи и освободить время для стратегических решений.
Для команд, стремящихся к росту и масштабированию.
Программа «Телепорт» уже помогла сотням предпринимателей навести порядок в бизнесе и выйти на новый уровень.